文件既然是種種要求的具體陳述，管制的目的再於讓需遵守該要求的人有一致的標準可以遵守，但是由於要求可能發生改變，於是，文件管制最容易發生的不符合有：
(摺紙 --- 三角錐+正立方體+正八面體)
A、現場人員使用非管制之文件或自己編製參考規範，或在管制文件上，自行加註或增減各項數據，作為管制之依據，這樣都讓該文件限於無管制的狀態。
B、文件制定後，沒有發行到現場使用該文件的人手上，該遵守的人沒有文件可參考，無法達成文件上的要求。
C、現場使用的文件規格與管制的品質文件規格不一樣。
D、文件修改後，發行新版，但是舊版沒有收回，造成新舊版混用。
E、文件改版，沒有依照管制程序進行，造成該文件考量不夠週圓，該簽注意見單位沒有加註意見，引起其他風險。
F、 外來文件沒有適當加以鑑別，外來文件可能有版本的問題，可能是組織與客戶或供應商之間，判定品質的客觀基準，如果版本不一致，爭議就可能發生。
G、矯正預防或各項會議產生需要修改要求時，沒有注意文件是否應修訂，造成實際作為與文件要求不一致。
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