管理大師戴明博士曾說過：「無法量測，則無法管理」，這句話闡明了紀錄的本質，為了累積經驗，作為持續改善的動力；為了佐證管理系統是有效的被維持，組織必須保持適當的紀錄。
在品質管理系統內的各種品質紀錄，應包刮所有與「產品」、「過程」及「系統」有關的紀錄，依據系統的要求，必須建立文件化程序予以管制與維持。紀錄也可以視為特殊形式的文件，可以是書面、圖片、樣品，用以表達系統運作之結果。
管制的重點在於：
摺紙 --- 三角錐+四面體+正八面體+四面體
A、 紀錄是一種證據，只有維持其原始之發現，才有意義，不能「作假」、「無中生有」或「美化數據」。
B、紀錄不僅包刮與產品相關的量測，有應包刮「過程」與「系統」方面的度量結果。
C、 記錄沒有評估保存期限，為了追溯發生的原因，卻找不到紀錄，失去紀錄的意義。
D、 保存記錄的載體缺乏保存的可靠度，例如用熱感紙保存，或用磁碟片沒有防潮，日久後失效，無法判讀。
E、歸檔管理不善，無法及時提供參閱與應用。
F、沒有詳實填寫，例如沒有日期，無法與實際作業產生勾稽或追溯之聯結。
G、 沒有填表人，無法產生應負責人員勾稽或追溯之聯結。
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