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文件是組織對於種種要求，經過主觀的評估，建制的書面化資料，這些資料代表組織考量過本身的條件，營運的重點，產品的特性，產業的關鍵因素，產品實現的主要過程，組織本身競爭優勢，所產生的組織本身品質的管理要項，對應到各個執行各種管理單元的單位(或個人)應遵守的各種要求，簡單的說文件就是種種具體的要求，組織各單位必須遵守這些要求，才能確保品質合乎客戶、法規或組織本身之要求，既然如此，文件代表要求，管制的目的就非常清楚，必須讓文件維持合乎組織要求，在這個前提下，文件管制的程序就必須要考量：
(摺紙 -- 正八面體)
A、文件發行之前，應該由適當的人員核准其適切性。
B、如有需要時，應重新審查、更新並核准文件。
C、有變更與修訂之狀況時，應該予以識別，避免文件誤用。
D、文件既然是要求，使用場所應備有適用文件之相關版本。
E、文件應易於閱讀並且容易識別。
F、外來文件應予以識別，並管制分發，因為外來文件是由外部所制定，但是組織必須遵守的規範，應加以管制。
G、為了防止失效文件被誤用，必要時應予識別管制
文件管制程序就是依據A到G的考量建制出來的程序，這個管制程序是系統的要求，一定要建制。
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